Cara Meningkatkan Produktivitas untuk Aneka Sektor Industri

Berlangganan dan Download 3 ebook Gratis

cara meningkatkan produktivitas

Berbagai pemikiran dan gagasan dipelajari untuk menemukan metode efektif bagaimana cara meningkatkan produktivitas di perusahaan-perusahaan. Mereka melakukan study dari berbagai literatur dan referensi, baik berupa buku-buku , artikel-artikel, dan penelitian-penelitian dari kalangan akademisi berupa jurnal.

Hal ini menunjukkan bahwa produktivitas merupakan sasaran penting perusahaan. Nilai produktivitas menunjukkan tingkat keberhasilan operasional perusahaan. Kemajuan perusahaan bisa dilihat dari pencapaian tingkat produktivitasnya, baik pada skala parsial suatu bagian maupun skala produktivitas gabungan keseluruhan.

Untuk selanjutnya kita akan lakukan pembahasan-pembahasan bagaimana caranya agar produktivitas perusahaan meningkat. Di tahap awal yang perlu kita lakukan adalah mengklasifikasikan elemen-elemen atau variabel yang kemungkinan bisa mempengaruhi produktivitas perusahaan, antara lain :

  1. Manajemen Puncak ( Top Management )
  2. Human Resource Development ( HRD )
  3. Pimpinan Kerja
  4. Karyawan
  5. Pemasok ( supplier/ vendor)

Ke-5 variabel di atas memiliki peran penting yang perlu diperhatikan dalam peningkatan produktivitas perusahaan. Tanpa dukungan dan kolaborasi dari para pihak, dikawatirkan akan mempengaruhi produktivitas. Oke, untuk selanjutnya mari kita bahas peran dari masing-masing pihak di atas.

1. Peran Manajemen Puncak

Manajemen puncak adalah tingkatan manajemen teratas dari struktur organisasi perusahaan. Mereka memiliki otoritas tertinggi dalam perusahaan dan bertanggung jawab kepada pemilik perusahaan.

Oleh karena itu, kita sangat membutuhkan dukungan mereka dalam hal kebijakan. Keberhasilan seluruh aktivitas perusahaan sangat dipengaruhi oleh kebijakan dari manajemen puncak. Mereka memiliki informasi dan data valid yang bisa digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Termasuk misalnya dalam hal produktivitas perusahaan. Manajemen puncak harus menetapkan target yang ingin dicapainya. Selanjutnya jajaran manajemen di bawahnya merencanakan program kerja untuk mencapainya.

Selain itu, manajemen puncak juga bisa memberikan penekanan terhadap cara-cara efektif untuk meningkatan produktivitas kerja, saat menjalankan tugas-tugas manajemen, antara lain yaitu ” SAAT “:

  1. Menyusun dan menetapkan rencana perusahaan
  2. Menentukan tujuan dan arah perusahaan
  3. Mengatur jajaran manajemen di bawahnya
  4. Mengatur sumber daya perusahaan

Lalu sosialisasikan pola pikir produktivitas tersebut ke seluruh jajaran di bawahnya. Pemahaman yang benar, akan menjadikan berpikir produktif sebagai budaya di lingkungan perusahaan.

Jadi peran manajemen puncak untuk meningkatkan produktivitas sangat penting dan strategis. Tanpa ada dukungan dan arahan dari manajemen puncak, maka kenaikan produktivitas sulit untuk dicapai.

Terakhir sebagai pengingat # Kunci 1 cara meningkatkan produktivitas perusahaan adalah dukungan manajemen puncak.

2. Peran Human Resource Development (HRD)

Salah satu tugas dari bagian Human Resource Development (HRD ) adalah recruitment karyawan dan pengembangan kemampuan karyawan. Lalu apa hubungannya dengan program produktivitas perusahaan?.

Tentu ada …

Yaitu dalam hal pelatihan karyawan agar memiliki kompetensi dan perilaku kerja yang mendukung produktivitas kerja, antara lain :

  1. Semangat kerja yang tinggi
  2. Motivasi kerja yang tinggi
  3. Mudah untuk diajak bekerja sama
  4. Bertanggung jawab terhadap tugas kerja
  5. Mampu untuk bekerja efektif
  6. Bersikap Proaktif
  7. Kejujuran

Untuk bisa mengembangkan perilaku kerja seperti di atas, diperlukan program pelatihan kerja yang komprehensif dan terukur. Setelah itu meminta feed back dari pimpinan kerja bagaimana perubahan perilaku kerja di lapangan dari.

Seandainya karyawan sudah menunjukkan perilaku kerja yang positif, selanjutnya akan mudah untuk melakukan program pelatihan yang sifatnya teknis. Bisa dihighlight bahwa yang paling mendasar dari faktor yang mempengaruhi kemajuan perusahaan adalah perilaku kerja positif karyawan.

Jadi peran HRD dalam meningkatkan produktivitas adalah menyiapkan pelatihan dan bimbingan agar karyawan memiliki perilaku kerja yang positif.

Nah untuk selanjutnya yaitu pelaksanaan pelatihan teknis, bisa diserahkan kepada bagian operasional masing-masing.

Sebagai penutup # Kunci 2 cara meningkatkan produktivitas perusahaan yaitu dukungan dari Human Resource Development (HRD).

Selanjutnya adalah pembahasan teknis di bagian operasional kerja.

3. Cara Pimpinan Kerja Meningkatkan Produktivitas

Pimpinan kerja bertanggungjawab terhadap program kerja perusahaan. Mereka membuat rencana kerja, menggunakan sumber daya yang tersedia, melaksanakan program kerja dan mengontrol pelaksanaanya. Itulah bagian dari tugas dan tanggung jawab pimpinan kerja.

Pertanyaannya adalah :” Apakah kegiatan operasional kerja sudah produktif ?. Inilah esensi dari produktivitas yaitu bagaimana mengatur sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang optimal. Rumusan matematiknya adalah perbandingan antara output hasil dibagi input pemakaian sumber daya.

Untuk memudahkan dalam mengukur produktivitas kita bisa melihat histori. Berapa output terendah dan output tertinggi yang pernah dicapai. Dengan dasaran tersebut output pekerjaan bisa dikontrol dan ditingkatkan pencapaiannya.

Selanjutnya kita bahas bagaimana cara pimpinan kerja meningkatkan produktivitas. Coba kita lakukan komunikasi dan pendekatan ke bawahan dengan cara sebagai berikut :

# Berikan pekerjaan yang menantang

Bagi kita, jika pekerjaan yang kita lakukan monoton, maka akan timbul kebosanan dalam bekerja. Sehinggga berangkat kerja hanya sekedar menggugurkan kewajiban saja. Yang penting hadir.

Beda halnya jika ada pekerjaan yang menantang untuk kita selesaikan. Hal ini akan menggairahkan semangat kerja.

Jadi penting memberikan tugas dan tanggungjawab yang menantang kepada karyawan. Asal sebelumnya dikomunikasikan dengan baik. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.

# Berikan tugas yang realistis

Tugas yang tidak realistis bisa menyebabkan karyawan apatis dan tidak termotivasi, karena barangkali bukan porsinya untuk mengerjakan tugas tersebut. Ujung-ujungnya tugas yang diberikan tidak selesai dan terbengkalai.

Sebelum memberikan tugas, ukur dulu kapasitas dan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. Berikan tugas sesuai dengan kemampuannya. Kecuali tugas tersebut untuk tujuan tertentu dan sudah dikomunikasikan dengan baik.

# Pertimbangkan untuk melibatkan karyawan

Terkadang ada keadaan, dimana karyawan lebih tahu dengan kondisi yang ada dilapangan. Kita harus menyadarinya, karena mereka adalah pelaksana di lapangan.

Oleh karena itu, mereka perlu untuk kita libatkan untuk diskusi dalam menyelesaikan permasalahan di lapangan. Dengan banyaknya masukan dari mereka, maka akan mudah untuk pengambilan keputusan.

Jangan sampai mereka tidak tahu menahu dengan keputusan yang kita ambil. karena dampaknya adalah keputusan yang tidak mendapatkan dukungan dari karyawan.

Semakin kita libatkan dalam mencari solusi permasalahan, harapannya kita mendapatkan dukungan dari mereka. Sehingga mereka akan mudah untuk diajak sinergi dalam peningkatan produktivitas kerja.

# Meminimalisasi tingkat stres karyawan

Coba kita bayangkan apa jadinya jika lingkungan kerja tidak kondusif untuk bekerja. Tentunya bisa menurunkan semangat dan motivasi kerja bukan?.

Coba cari berbagai alternatif ide yang bisa meminimalisasi tingkat stress karyawan di lingkungan pekerjaan.

Pernahkah Anda berinisiatif mengajak makan bersama dengan karyawan sepulang kerja? atau mengajak team Anda untuk berolahraga seperti badminton atau futsal? . Coba lakukan itu.

# Berlakukan reward dan punishment

Reward dan penilaian akan membuat karyawan menjadi termotivasi dan bersemangat.

Sebagai pimpinan kita harus bisa bersikaplah sportif dengan kinerja karyawan. Karyawan yang memiliki kinerja terbaik diberikan penilaian dan reward yang sesuai dengan kebijakan manajemen.

Semetara bagi karyawan yang kurang berprestasi berikan motivasi dan latih mereka agar merasa diberikan kesempatan untuk maju dan berkembang.

Sedangkan bagi karyawan yang sudah diperingatkan dan diberikan nasehat namun masih juga melakukan pelanggaran dan kesalahan yang berturut-turut , maka perlu ada punishment yang setara dengan kesalahan yang dilakukan.

Jadi kita harus bersikap fair…

# Mendengarkan keluhan bawahan

Bagaimana perasaan Anda jika memiliki bos yang sangat peduli dengan Anda. Dia mau mendengar dan berempati kepada bawahannya. Tentu akan terjalin hubungan yang baik antara bawahan dan atasan.

Hubungan yang baik tentu akan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi seluruh karyawan. Keterbukaan menjadi sebuah budaya kerja. Tidak ada permasalahan yang ditutup-tutupi.

Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan tersebut tentu akan berdampak pada peningkatan produktivitas kerja karyawan.

# Memberikan umpan balik ( feedback )

Salah satu tugas dari pimpinan kerja adalah memberikan umpan balik kepada bawahan. Tentu umpan balik yang konstruktif. Mereka memberitahu bawahan jika ada yang kurang. sehingga kembali ke arah yang benar.

Umpan balik yang konstruktif akan menciptakan komunikasi positif dengan bawahan. Tujuan memberikan umpan balik adalah untuk meningkatkan kinerja karyawan. Performance yang sudah baik dipertahankan dan yang masih ada kekurangan diberitahu dan diperbaiki.

Umpan balik terkait dengan proses dan hasil kinerja. Dengan demikian, jika umpan balik dilakukan dengan benar maka perbaikan produktivitas kerja akan meningkat secara bertahap.

# Lakukan rapat evaluasi produktivitas

Rapat evaluasi penting untuk dilakukan secara berkala. Saat itu sampaikan hal-hal penting yang perlu untuk ditindaklanjuti bersama. Gunakan waktu seefektif mungkin.

Rapat evaluasi dilakukan untuk melihat hasil kinerja perusahaan. Sudah sampai di mana pencapaiannya dan akan menuju ke mana selanjutnya.

Jadi benar-benar peningkatan produktivitas dimonitor dan dievaluasi secara berkala, sehingga tindakan-tindakan antisipasi segera dilakukan jika ada indikasi terjadi penurunan produktivitas.

# Berikan deadline

Bagaimana jadinya seandainya tugas yang diberikan kepada bawahan tidak ditentukan batas selesainya. Tentunya kita tidak tahu kapan tugas tersebut akan selesai.

Jadi setiap tugas harus ditetapkan kapan selesainya. Catat dan pastikan bawahan mengetahuinya. Hal ini akan membantu bawahan untuk mengatur waktunya sendiri agar tugas selesai tepat waktu.

Memberikan dead line akan menuntuk karyawan berusaha menyelesaikan tugas secepatnya. Sehingga produktivitas mereka akan meningkat.

# Kenali dan kurangi permasalahan internal

Permasalahan yang terjadi di tengah-tengah kita, terkadang tidak kita ketahui, namun bisa kita rasakan. Di saat menemui situasi seperti itu segera untuk diselesaikan. Jangan ditunda-tunda sampai menjadi besar.

Ada banyak faktor yang bisa memicu terjadinya masalah internal, sebagai contohnya antara lain :

  1. Harapan saat masuk pertama dengan aktual setelah bekerja berbeda
  2. Sarana dan prasarana yang tidak mendapat perhatian
  3. Sistem kerja yang tidak teratur, sehingga saling menyalahkan
  4. Sistem kompensasi prestasi kerja yang tidak jelas
  5. Lingkungan kerja yang tidak mendukung
  6. Ketidakcocokan dengan rekan kerja

Sebagai pimpinan segera ambil tindakan cepat dan berusaha menyelesaikannya , agar tidak berlarut-larut dan mengganggu produktivitas kerja perusahaan.

# Lakukan penilaian secara berkala

Setiap karyawan tentu ingin karirnya berkembang dan maju. Penilaian kerja merupakan alat bagi pimpinan untuk membantu bawahan yang memiliki kinerja bagus.

Tindak lanjut dari penilaian kerja adalah kenaikan golongan, kenaikan jabatan, training, dll.

Coba kita evaluasi kembali dan simpulkan cara diatas logis atau tidak untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Dan masih banyak lagi hal-hal yang bisa dilakukan oleh pimpinan kerja untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Sebagai penutup # Kunci 3 cara meningkatkan produktivitas perusahaan yaitu dengan mengoptimalkan peran pimpinan kerja.

4. Faktor dari Karyawan untuk Meningkatkan Produktivitas

Produktivitas kerja merupakan kemampuan karyawan dalam menghasilkan output dibanding dengan input yang dipakai. Karyawan disebut produktif bilamana mampu menghasilkan barang ataupun jasa yang sesuai dengan target.

Kenaikan produktivitas diperoleh dari peningkatan efisiensi yaitu dari pemakaian waktu, pemakaian bahan baku, pemakaian tenaga kerja (karyawan), sistem kerja, cara kerja, skill tenaga kerja, dan sumber daya yang lain.

Untuk dapat memperoleh hasil optimal dengan waktu yang ideal, setiap proses kerja perlu untuk dibuatkan panduan dan petunjuk kerja yang jelas. Sehingga karyawan bisa mengoptimalkan keterampilan dan waktunya untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas karyawan.

1. Tetapkan Target yang Jelas

Penetapan target bagi karyawan sangat penting. Coba bayangkan jika kita kerja tidak ada target. Tentu arah dan tujuan kita bekerja tidak jelas. Ujung-ujungnya kita tidak termotivasi untuk semangat menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Di dalam menetapkan target tidak boleh semaunya. Sebaiknya berpedoman dengan histori data, sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Karena penetapan target yang salah bisa menyebabkan demotivasi karyawan. Jadi harus hati-hati. Penetapan target sebaiknya memenuhi syarat konsep SMART , yaitu :

S – Spesifik yaitu harus jelas dan spesifik

M – Measurable yaitu harus terukur

A – Achieveable yaitu haruslah bisa dicapai

R – Realistic yaitu harus masuk akal

T – Timely yaitu kapan bisa dicapainya

Nah, jika sudah yakin tidak ada kesalahan dalam penyusunan target, namun belum bisa tercapai, maka perlu dilakukan evaluasi proses kerja.

2. Disiplin Mengikuti Standar Operasional Prosedur (S.O.P)

Standar Operasional Prosedur merupakan suatu cara atau metode bagaimana mengubah sumber-sumber daya menjadi output. SOP menjadi petunjuk proses kerja dari mulai proses awal sampai selesai. Tujuannya adalah untuk menyamakan tahapan-tahapan proses kerja, sehingga hasil pekerjaan menjadi berkualitas dan waktu pengerjaannya stabil.

Apa jadinya jika masing-masing karyawan mengerjakan pekerjaanya dengan caranya masing-masing. Tentu akan membahayakan standar kualitas output pekerjaan bukan?.

Seluruh karyawan harus mengikuti petunjuk kerja yang ada di dalam S.O.P. Karyawan harus memahami mengapa proses pekerjaannya dibuatkan SOP. Dengan bantuan penjelasan dari pimpinan kerja, semoga karyawan disiplin dalam menjalankan SOP, sehingga produktivitas kerja bisa tercapai.

3. Keterampilan Kerja

Bagaimana jadinya jikalau karyawan kita kurang terampil. Tentu hasil pekerjaannya kurang optimal bukan?. Bahkan mungkin akan sering melakukan kesalahan. Jadi output pekerjaannya tidak maksimal. Inilah yang menyebabkan karyawan tidak produktif.

Untuk itu penting melakukan evaluasi keterampilan kerja kepada karyawan. Perlu ada standar keterampilan yang harus dikuasai karyawan. Jika tidak memenuhi standard keterampilan harus segera dilakukan pelatihan.

Inovasi dalam membuat rencana pelatihan sangat membantu efektifitas pelaksanaan pelatihan keterampilan kerja. Semoga berhasil menemukan inovasi pelatihan unuk meningkatkan keterampilan kerja.

4. Kelengkapan Sarana dan Prasarana Pendukung Produktivitas Kerja

Target sudah ditetapkan dengan baik, standar operasional prosedur sudah tersedia, karyawan juga sudah terampil. Namun jika sarana dan prasarana kerja untuk mendukung pekerjaan tidak siap, maka akan sulit untuk menghasilkan output kerja yang optimal.

Jadi penting untuk menginventaris sarana dan prasarana pendukung pekerjaan. Pada saat membuat SOP , juga harus disiapkan alat-alat pendukung setiap aktifitas yang ada di dalam SOP.

Dengan tersedianya sarana dan prasarana kerja dan didukung oleh sistem kerja yang baik, semoga karyawan bisa optimal untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Sebagai penutup # Kunci 4 cara meningkatkan produktivitas perusahaan yaitu perilaku dan sikap kerja dari karyawan.

Masih ada satu lagi perbincangan yang masih sering terlewat dari radar pembahasan mengenai peningkatan produktivitas yaitu mengenai supplier.

5. Pengaruh Supplier (vendor) Terhadap Produktivitas

Sebagai perbincangan terakhir dari topik tentang produktivitas adalah faktor supplier. Ada kemungkinan faktor ini jarang disentuh. Namun dalam operasional pekerjaan, keterlibatan supplier sangat penting sekali, betul nggak?.

Coba kita perhatikan, barang dan alat pendukung operasional kerja. Apakah semua bisa kita sediakan sendiri?. Tentu sulit khan. Nah disinilah kita melakukan pembelian ke supplier.

Cara memilih supplier yang selektif sangat penting. Sebagai panduan pemilihan gunakan kata kunci Q, C, D yang penjabarannya :

  1. Q adalah Qualitas
  2. C adalah Cost
  3. D adalah Delivery
  4. S adalah Service

Buatlah matrik dari ke empat faktor di atas, untuk beberapa supplier ada. Pilihlah bobot tertinggi dari supplier yang ada. Tertinggi prioritas 1 (satu) sebagai supplier utama dan prioritas 2,3 dan seterusnya sebagai back up. Hindari sistem supplier tunggal sangat beresiko bagi kelangsunga supply chain perusahaan.

Lalu kaitannya dengan produktivitas apa?. Coba kita urai satu per satu.

1. Qualitas

Jika kualitas barang, misal bahan baku atau peralatan dan jasa yang kita adakan tidak berkualitas, maka akan berdampak buruk terhadap proses dan output.

Sebaliknya jika kualitas barang dan jasa yang kita beli berkualitas, maka proses dan outputnya seharusnya baik. Seandainya ada masalah, kemungkinan ada faktor lain yang mempengaruhinya.

2. Cost

Operasional dengan biaya tinggi akan mempengaruhi produktivitas. Oleh karena itu kecakapan dalam melakukan negosiasi dengan supplier sangat penting.

Memang jargon “ada harga ada kualitas” sering kita dengar. Namun kehati-hatian penting, belum tentu produk dengan harga mahal berkualitas dan sebaliknya.

Prinsip terpenting adalah kita membeli produk atau jasa yang setara antara biaya yang kita keluarkan dengan kualitasnya. Untuk itu penting untuk mencari pembanding sebelum mengambil keputusan.

3. Delivery

Ketepatan waktu pengiriman barang atau jasa yang kita beli sangat berpengaruh ke produktivitas. Jangan sampai proses kerja terhenti gara-gara barang atau jasa yang kita beli tidak kunjung datang.

Kalau sampai ini terjadi, maka alamat rusaklah produktivitas kita…

Karena berbagai faktor, memang tidak mudah untuk bisa menjamin ketepatan waktu pengiriman, namun yang terpenting adalah sering-seringlah komunikasi dengan supplier dan lakukan audit ke supplier secara berkala. Sehingga gambaran permasalahan yang ada di supplier bisa kita ketahui sejak dini. Sehingga kita bisa memikirkan antisipasinya sejak dini.

4. Service

Kualitas pelayanan juga merupakan faktor yang tidak boleh kita abaikan. Saat kita ada masalah dan membutuhkan supporting terkait dengan produk atau jasa yang kita beli. Tanggungjawab dan pelayanannya bagaimana?.

Sebagai penutup # Kunci 5 cara meningkatkan produktivitas perusahaan yaitu pemilihan supplier yang tepat.

PENUTUP

Sebagai penutup tulisan, kami mencoba berusaha untuk membahas topik peningkatan produktivitas ini dengan lebih luas, namun masih jauh dari kedalaman pembahasan.

Untuk itu diskusi dan comment dari para pembaca sangat kami butuhkan. Tak lain dan tak bukan yaitu untuk sharing/berbagi dan memperdalam pengetahuan, yang semoga bisa kita praktekkan di lapangan.

Semoga bermanfaat

Team Inovasi

Berlangganan dan Download 3 ebook Gratis

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *